POLÍTICA DE USO DE INTERNET: CRIE UM MANUAL PARA OS COLABORADORES!

política de uso de internet NA EMPRESA

A política de uso de internet tem se tornado um assunto muito importante porque todas as empresas utilizam a rede mundial de computadores, seja para venderem seus produtos, atraírem novos clientes ou para melhorarem a comunicação interna. A internet vem desempenhando um papel muito importante para quem possui um negócio, mas ela também pode ser uma ameaça.

As pessoas costumam associar o vazamento de dados pessoais na internet a ações de hackers. Contudo, nem sempre são eles os culpados. Ataques virtuais representam riscos para as empresas, porém a maior ameaça está dentro dela: o funcionário.

Pode ser que seja apenas por um descuido ou por desconhecimento, e não por deslealdade, mas, ainda assim, isso não muda o fato de que é o colaborador que irá vazar os dados dos clientes na maior parte das vezes. É por isso que as empresas podem, e devem, criar uma política de uso de internet no trabalho.

Política de uso de internet: o que é?

A política de uso de internet é um conjunto de regras sobre a utilização correta desse recurso fornecido pela empresa. As normas que devem ser seguidas pelos funcionários são entregues a eles em um manual impresso ou digital.

O manual é como um tutorial, onde os colaboradores terão acesso a informações como: o que pode e o que não pode ser utilizado na rede do trabalho, orientações sobre quais serão as sanções para quem não respeitar as novas regras e uma explicação sobre o monitoramento do uso da internet.

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Por qual motivo é importante criar essa política na sua empresa?

Um dos principais motivos é a diminuição nos riscos de vazamento de informações sigilosas da empresa. O manual também serve para que o trabalho seja otimizado, diminuindo o uso indevido da internet. Pesquisas mostram que 71% dos colaboradores perdem a concentração e a produtividade por causa das redes sociais, desperdiçando em média 72 minutos do tempo de trabalho. Além disso, 90% usam a rede para atividades pessoais no ambiente de trabalho.

Você sabia que se informações de cliente se tornam públicas, mesmo que tenham sido divulgadas pelo funcionário, a culpa é da empresa? Isso ocorre porque ela poderia ter criado formas de prevenção para que situações como essa nunca ocorressem.

Com a LGPD em vigor a empresa deve restringir o acesso aos dados pessoais e ao desligar um funcionário, o RH deve se atentar ao bloqueio imediato de acesso a essas informações. Essas são algumas formas de manter os dados mais seguros.

Política de uso de internet: qual a melhor forma de fazer o manual?

Ele deve conter informações específicas, tendo em vista que o objetivo é assegurar que a internet seja usada de forma apropriada dentro da empresa. Então o manual precisa estabelecer obrigações dos funcionários, como, por exemplo, não utilizar a rede do trabalho para atividade ilegais e acessar sites desconhecidos.

Além de conter os deveres dos colaboradores, precisa esclarecer o que será proibido, como compartilhar informações confidenciais da empresa com pessoas de fora ou instalar softwares piratas. A empresa pode e deve adicionar as regras que achar que irão se encaixar em seu perfil.

Outro ponto do manual é que ele deve, obrigatoriamente, falar sobre o monitoramento da rede. Monitorar é uma ação essencial para ter certeza de que os colaboradores estão seguindo as regras. Mas a empresa precisa ser transparente quanto a isso, avisando que todos serão inspecionados.

Um último item é a sanção sofrida por aqueles que não respeitarem o manual. As penalidades podem ser avisos verbais, ou caso o problema persista, uma demissão por justa causa. É importante começar apenas com avisos, dando tempo para que todos se acostumem às novas regras.

Para criar a política de uso de internet, é essencial a presença dos gestores do setor de TI (Tecnologia da Informação) e de Recursos Humanos. Cabe ao pessoa de TI dizer o que poderá ser bloqueado na rede sem prejudicar o trabalho. Já a equipe de RH irá decidir as sanções que serão aplicadas.

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Dica: como divulgar para os colaboradores as novas regras!

 A melhor forma de divulgação é convocar uma reunião com todos da empresa. Assim, é possível explicar o manual para todos, fazendo uma leitura conjunta e passando todas as orientações. O encontro também permite que os colaboradores tirem suas dúvidas com os gestores.

Após divulgar as novas regras, é de extrema importância que todos os presentes assinem um documento para garantir que estão de acordo com os termos do manual. Dessa forma, a empresa evitará problemas futuros.

O manual deve, também, estar sempre disponível para consulta. O ideal é que todos os colaboradores recebam uma cópia, mas que ele possa estar também em um mural ou intranet.

Política de uso de internet para quem trabalha em home office

Se já fica difícil controlar e monitorar o uso da internet dentro da empresa, com todos os colaboradores juntos, imagine quando o funcionário está em home office! O trabalho remoto se tornou uma realidade comum por causa da pandemia. Cada vez mais empresas têm aderido a esse estilo, seja para evitar o contágio, ou para diminuir os custos.

Contudo, isso não impede que a empresa crie um manual de uso de internet. Ela pode criar as regras e instruir seus funcionários em home office, levando essa política de uso consciente até para quem está longe da sede da companhia.

Existem ferramentas de controle de acesso remoto que podem ser utilizadas pelas empresas. Alguns exemplos são Lumiun e OPEN DNS, baseadas na nuvem.

Como eu faço para adaptar a empresa à LGPD?

Atenção às fiscalizações de LGPD!

LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados. Em agosto, começam as fiscalizações e punições da LGPD. Por isso, é importante que sua empresa crie diretrizes internas restringindo o acesso dos funcionários aos dados dos clientes. Isso diminui os riscos de vazamento de dados.

Uma dica para que os dados da sua empresa sempre fiquem protegidos é treinar os colaboradores para que eles conheçam a LGPD e atuem de forma correta.

A empresa pode procurar um escritório especializado em direito empresarial para fazer toda a adequação, implantar um treinamento e tirar as dúvidas.

Custódio Lima Advogados Associados

O Custódio Lima Advogados Associados é um escritório especializado em Direito Empresarial, Direito do Trabalho, Direito Previdenciário, Direito Sindical e Direito de Família.

Nosso escritório está localizado em São Paulo, na Barra Funda, em frente ao Fórum Trabalhista Ruy Barbosa, na Avenida Marquês de São Vicente, nº 230, Conjuntos 501 a 504. Se tiver qualquer dúvida, pode perguntar clicando aqui. Em breve, responderemos.

Até a próxima!

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