CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS NAS EMPRESAS: O QUE DIZ A LGPD?

ciclo de vida dos documentos

O ciclo de vida dos documentos nas empresas precisa seguir os requisitos da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Sabe aqueles papéis que antes ficavam armazenados por um longo período? Agora não dá mais para ser assim, a nova lei exige que o armazenamento seja realizado apenas pelo período útil das informações e que seja realizado o descarte seguro.

As empresas entram em contato com diversos documentos diariamente: são dados de funcionários, de fornecedores, de candidatos à vaga de emprego, entre outros.

Com a vigência da LGPD, esses processos tiveram que ser modificados. Agora, não existe mais a possibilidade de ficar armazenando informações sobre as pessoas por anos. Você solicita o que é necessário, utiliza para a finalidade autorizada e, depois, descarta de forma segura.

Pode parecer uma medida extrema, mas, na realidade, essa lei é útil para muitas empresas e para a população em geral. Só em 2019, mais de 205 milhões de dados de brasileiros foram vazados, um aumento de 493% em relação ao ano anterior. É o que aponta um levantamento produzido pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology).

Nem sempre essas informações são vazadas por hackers, muitas vezes, os próprios colaboradores deixam alguns dados escaparem por descuido ou má-fé.

Por isso, todos os documentos, sejam eles físicos ou digitais, devem possuir um ciclo de vida. Caso a empresa não siga as exigências da LGPD, ela pode sofrer consequências.

Continue lendo para saber mais sobre o que é a LGPD, quais são as medidas punitivas e como funciona esse ciclo de vida dos documentos.

ciclo de vida dos documentos

Ciclo de vida dos documentos: o que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados foi criada com o intuito de aumentar a segurança e garantir os direitos de privacidade de todos os indivíduos.

É ela que regula como os dados pessoais de cada indivíduo são tratados e dita como essas informações podem ser recolhidas e compartilhadas.

A LGPD foi aprovada em 2018 e entrou em vigor em agosto de 2020. As empresas tiveram bastante tempo, portanto, para se adaptarem às novas exigências.

O órgão federal responsável por fiscalizar o cumprimento da LGPD dentro das empresas é a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

Uma das grandes mudanças que a LGPD gerou para as empresas foi a adaptação de seus processos de recolhimento de dados. Por exemplo, durante um processo seletivo, elas solicitavam várias informações, e muitas nem eram necessárias.

Agora, ao pedir pelos dados, precisam explicar o motivo e eles precisam ter uma razão por trás. Faz diferença você perguntar onde mora a mãe do candidato que está participando do seu processo seletivo? Se a resposta for não, a questão precisa ficar de fora.

Considerando que é um processo seletivo, não finalidade para colher e fazer manutenção desses dados. Já na contratação, se a empresa considerar necessário ter um contato de algum parente próximo, essa informação pode ser coletada e armazenada com os devidos cuidados.

adequação à LGPD

Quais são as medidas punitivas para quem não segue a LGPD?

Todas as empresas são fiscalizadas pela ANPD. Aquelas que não estiverem cumprindo com as exigências da LGPD ficam sujeitas a algumas medidas punitivas:

– Casos leves: Multas de até 2% do faturamento bruto anual da instituição, não ultrapassando R$50 milhões;

– Casos graves: Suspensão parcial ou total das atividades da instituição.

A ANPD pode exigir que a sua empresa entregue relatórios de forma periódica, podendo aplicar sanções administrativas caso encontre alguma inconsistência.

Entre as medidas administrativas estão: bloqueio ou eliminação de dados, bem como a aplicação de medidas corretivas.

LGPD nas empresas

Ciclo de vida dos documentos: como funciona?

Com a LGPD, agora as empresas precisam tomar bastante cuidado com os dados físicos e digitais que recolhem, permanecendo sempre em conformidade com a lei.

Uma das exigências da LGPD é que todo documento tenha um ciclo de vida. Isto é, as empresas não podem mais ficar armazenando documentos em gavetas ou arquivos do computador.

Depois que os dados são utilizados, eles precisam ser descartados de forma segura. Porém, ainda precisam seguir algumas normas para que a privacidade não seja quebrada, mesmo nessa ocasião.

Segundo a LGPD, todo documento que contenha dados pessoais deve ser protegido desde o recolhimento até o momento de eliminação.

Por isso, primeiro você precisa entender qual o prazo máximo permitido pela lei para o armazenamento de tais documentos e de que modo eles devem ser guardados. Por exemplo:

Os físicos devem ficar em local seguro, com restrições de acesso. O ambiente precisa ser climatizado para que os papéis não acabem se decompondo.

Para que o descarte também seja feito de maneira segura, existem algumas opções:

– Papéis devem ser picotados;

– Os que forem digitais podem ser excluídos da nuvem e os HDs formatados.

Para o descarte de documentos físicos, fornecedores específicos realizam o procedimento e depois emitem um certificado, para comprovar que o ciclo foi encerrado.

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Fases do ciclo de vida dos documentos

Para entender como funciona esse ciclo de vida dos documentos, primeiro você precisa saber como é o tratamento de dados dentro de uma empresa.

O tratamento de dados também segue algumas fases, são elas:

– Coleta: quando a empresa recolhe os dados, de maneira física ou digital;

– Retenção: é o processo onde os dados são arquivados ou armazenados;

– Processamento: são as operações que utilizam os dados coletados, reproduzindo, extraindo ou modificando informações;

– Compartilhamento: é a fase em que os dados são distribuídos ou transferidos para terceiros;

– Eliminação: depois de todos os processos acima, chega a hora de eliminar os dados pessoais. Aqui se encaixam os procedimentos de descarte de informações.

o ciclo de vida dos documentos se baseia em apenas três fases:

1) Produção: quando os documentos são elaborados;

2) Utilização: quando os documentos são utilizados para cumprirem seu motivo de coleta e depois são armazenados;

3) Destinação final: quando a empresa decide quais documentos serão descartados e quais ficarão armazenados.

Alguns documentos podem continuar armazenados, contanto que a empresa receba permissão legal.

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Adeque a sua empresa à LGPD

Depois de ler tudo isso, ficou com alguma dúvida sobre como funciona esse ciclo de vida dos documentos? É fundamental cumprir com as normas da LGPD.

Para evitar sofrer sanções, adeque os sistemas de tratamento de dados pessoais da sua empresa. Precisa de ajuda? Venha falar conosco clicando aqui!

O Custódio Lima Advogados Associados é um escritório especializado em Direito Empresarial, Direito do Trabalho, Direito Previdenciário, Direito Sindical e Direito de Família.

Nosso escritório está localizado em São Paulo, na Barra Funda, em frente ao Fórum Trabalhista Ruy Barbosa, na Avenida Marquês de São Vicente, nº 230, Conjuntos 501 a 504.

Até a próxima!

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